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Excel & Power BI : quelle est la différence ?
Excel et Power BI, est-ce vraiment la même chose ? Les deux viennent de Microsoft, traitent des données et se ressemblent beaucoup. Pourtant, ce sont bien deux logiciels différents, pensés pour des usages différents.
Je suis Augustin Lambert, formateur Power BI chez Morpheus Formation. Après avoir formé des centaines d’apprenants, je vois toujours la même chose : soit on pense que Power BI est trop compliqué, soit on croit qu’il fait exactement la même chose qu’Excel.
Dans cet article, je vais vous montrer comment les différencier, lequel choisir selon la situation, et pourquoi vous devriez les combiner plutôt que les confronter.
Vidéo : les différences à absolument connaître sur Excel & Power BI
Je vous propose de regarder une vidéo pour mieux comprendre ce qui différencie les deux logiciels. Dans celle-ci, qui ne dure que 20 minutes, Benjamin PARENT, formateur expert chez Morpheus Formation, vous aide à choisir le bon outil, selon la situation.
Pour mieux vous repérer :
- 01:46 – Combiner plusieurs fichiers
- 03:11 – Exemple visuel
- 04:05 – Gestion du volume de données & Partage de fichier
- 05:37 – Vues filtrées & interactivité des rapports
- 07:36 – Exemple visuel
- 08:53 – Les terrains où Excel reste intéressant
- 11:46 – Quand utiliser Excel ou Power BI ?
Comment différencier Excel de Power BI
Excel & Power BI sont parfois confondus à tort. Ils viennent tous les deux de Microsoft et sont directement liés au traitement de données. Ils utilisent des fonctionnalités similaires comme Power Query et Power Pivot, mais chacun pour un objectif différent.
Après avoir formé des centaines d’apprenants, j’ai pu tout de même remarquer une chose. Tous pensent que Power BI est plus complexe qu’Excel, et que parfois ça ne leur ai pas forcément utile. C’est faux.
Excel existe depuis 1985, alors que Power BI n’est apparu qu’en 2014. Les logiciels ont chacun été créés pour des objectifs différents.
La différence est bien là, mais probablement pas comme vous le pensez. Sans Excel, Power BI serait un petit peu inutile, mais ce n’est pas pour autant que c’est la même. Laissez-moi vous montrer les vraies différences, et ce qu’on est censé faire sur chaque logiciel.
Pourquoi utiliser Power BI ?
Power BI est souvent idéal pour un certain nombre de tâches. C’est souvent ce qui explique pourquoi autant de professionnels cherchent à se former. Une fois qu’on a utilisé Power BI, on se rend compte qu’on est assez limité sur Excel.
- Automatiser ses données
C’est sans doute l’avantage numéro 1. Sur Power BI, pas besoin de changer de fichier tous les mois, vos données s’actualisent rapidement. Là où Excel vous oblige à tout combiner à la main, Power BI le fait automatiquement grâce à Power Query et Power Pivot, deux fonctionnalités qui restent limitées sur Excel.
L’exemple que j’aime souvent donner est celui d’une extraction de données pour un site web :
- Gérer de gros volumes de données
C’est justement dans ces situations que je recommande Power BI, car il est optimisé pour les gros volumes.
Là où Excel galère dès 100 000 lignes, Power BI encaisse des dizaines de millions de lignes grâce à son moteur VertiPaq.
- Partager facilement vos rapports
Avec Power BI, vous publiez votre rapport en ligne plutôt que d’envoyer plein de fichiers par mail. C’est beaucoup plus pratique, et toute votre équipe travaille sur la même version.
Vous trouverez davantage d’informations sur le sujet ici : publier un rapport sur Power BI
- Visualiser vos données
Power BI est avant tout un logiciel de tableau de bord. Il est top pour visualiser vos données et les rendre interactives :
- des graphiques et des filtres dynamiques pour explorer vos données d’un simple clic
- le RLS (Row Level Security), qui permet à chaque utilisateur de ne voir que les données auxquelles il a droit
Pourquoi utiliser Excel ?
Excel n’est pas pour autant mauvais, bien au contraire. C’est même un logiciel essentiel : il sert à saisir les données, et sans ça, Power BI ne peut pas fonctionner.
Son cœur de métier, c’est la saisie. Vous entrez vos données cellule par cellule, c’est simple. Power BI, lui, consomme les données mais ne les crée pas.
Excel est aussi parfait pour les analyses rapides. Vous ouvrez un fichier et vous calculez en 30 secondes, sans modélisation préalable. Pour tester une idée à la volée, c’est imbattable.
Enfin, le fichier .xlsx reste très pratique à partager : un simple mail suffit, et le destinataire l’ouvre sans compte ni licence. À l’inverse, un fichier .pbix est compliqué à partager si on ne le publie pas.
Mon conseil en tant qu’expert sur Excel & Power BI :
Excel est indispensable pour saisir vos données. Je le recommande plutôt pour les profils moins avancés, qui souhaitent saisir rapidement des données, en pouvant facilement les modifier.
Voici un récapitulatif des atouts d’Excel :
J’ajouterai un point important : ne perdez pas du temps sur Power BI si vous avez encore du mal sur Excel.
Commencez par une formation Excel à distance si cela est nécessaire, et ensuite passez à Power BI.
Quand utiliser Excel ou Power BI
Je viens de vous montrer les avantages de chaque logiciel. Passons maintenant au concret : dans quelle situation devez-vous utiliser l’un ou l’autre ? C’est ça qui vous montrera la vraie différence.
Excel pour créer et manipuler les données
Par exemple, vous remplissez un tableau de suivi et corrigez quelques erreurs : c’est de la manipulation pure, Excel reste le mieux.
On vous envoie un fichier et vous voulez un total tout de suite ? Pas besoin de projet, vous ouvrez Excel et c’est réglé en quelques secondes.
Votre équipe est sur Excel ? Un simple .xlsx suffit : chacun l’ouvre sans licence, contrairement à Power BI.
Enfin, sur une petite base où vous voulez vérifier chaque calcul cellule par cellule, Excel est plus accessible.
Power BI pour visualiser et partager
Vous devez gérer des centaines de milliers de lignes ? Excel rame, Power BI encaisse sans problème.
Vos données changent tous les jours ? Power BI automatise la mise à jour et la transformation à votre place.
Vous voulez un tableau de bord clair et interactif : c’est précisément le cœur de métier de Power BI.
Enfin, si votre équipe est déjà sur Power BI, vous publiez votre rapport et chacun y accède directement.
Combiner et connecter Power et Excel
La vraie solution, c’est souvent d’utiliser les deux. Dès que vous devez saisir, préparer et nettoyer vos données dans un même projet, les deux logiciels deviennent complémentaires.
C’est aussi le cas pour un reporting pensé sur le long terme : Excel pour la source de données, Power BI pour le tableau de bord et les mises à jour. L’avantage, c’est surtout un gain de temps énorme.
Pour aller plus loin, découvrez comment connecter Excel et Power BI.
| Utilisez Excel pour… | Utilisez Power BI pour… | Utilisez les deux pour… |
|---|---|---|
| Corriger des données | Analyser beaucoup de données | Préparer puis visualiser |
| Faire une analyse rapide | Créer un dashboard | Construire un reporting |
| Partager un fichier au format .xlsx | Sécuriser les données | Suivre plusieurs indicateurs |
| Remplir un tableau | Automatiser les données | Piloter un gros projet |
| Vérifier les formules | Partager un rapport en ligne | Gagner du temps |
Ce tableau est là pour vous aider à mieux comprendre, mais en tant que formateur sur les deux logiciels je vous ne conseille qu’une seule chose : utiliser les deux si vous avez les compétences. Vous irez plus vite, et vous allez transformer votre quotidien.
Les similitudes d’Excel & Power BI
Si on associe autant ces deux logiciels, ce n’est pas un hasard. Ils viennent tous les deux de Microsoft, reposent sur la même logique de tables de données et partagent même certaines fonctionnalités, comme Power Query et Power Pivot.
Mais attention : les mêmes outils ne servent pas tout à fait au même usage d’un logiciel à l’autre.
| Fonctionnalité | Dans Excel | Dans Power BI |
|---|---|---|
| Power Query | Préparer un fichier ponctuel avant analyse | Combiner et actualiser plusieurs sources automatiquement |
| Power Pivot | Modèle de données limité, en complément des feuilles | Cœur du moteur, optimisé pour de gros volumes |
| Tables de données | Base d’une analyse manuelle | Base d’un modèle relationnel pour le dashboard |
En clair, le Power Query de Power BI et celui d’Excel se ressemblent, mais n’ont pas le même but : l’un alimente tout un système de reporting, l’autre prépare un fichier.
Comment se former à Power BI ?
Pour débuter, nous proposons une formation gratuite en ligne. Ses 4 premières leçons vous permettent de comprendre Power BI et d’apprendre à le connecter depuis Excel.
Et si vous voulez aller plus loin, Morpheus Formation propose une formation certifiante, individualisée et animée par un formateur expert. Elle est éligible au CPF, à votre OPCO ou à France Travail, et certifiée Qualiopi.
Pour rappel, Morpheus Formation est l’organisme de référence pour apprendre Excel et Power BI. Notamment grâce à sa satisfaction de 9,7/10 sur 18 000 apprenants formés.
