Qu’est-ce qu’est la RLS dans Power BI et comment s’en servir ?

C’est justement à ça que sert la RLS Power BI.

Aujourd’hui on va avoir ensemble comment fonctionne la RLS dans Power BI, à quoi elle sert, où la configurer, quels sont les différents types de RLS et quelles erreurs éviter pour sécuriser correctement vos rapports.

C’est quoi la RLS dans Power BI ?

Concrétement, c’est quoi ?

La RLS, ( Row Level Security ) ou SNL ( Sécurité au Niveau des Lignes ) en français, permet de filtrer les lignes visibles dans un rapport Power BI selon l’utilisateur connecté.

Le rapport est le même pour tout le monde. Mais les données affichées selon la personne changent.

Vous voulez mieux comprendre ? Prenons un exemple

Vous avez un rapport Power BI qui affiche les ventes de plusieurs régions :

• Est
• Ouest
• Nord
• Sud

Sans RLS, chaque utilisateur peut voir toutes les ventes du rapport.

Avec la RSL :

• Le responsable Est voit uniquement les ventes de la région Est
• Le responsable Nord voit uniquement les ventes de la région Nord ;
• La direction voit toutes les ventes.

Le rapport reste le même. Mais les données visibles changent selon l’utilisateur connecté.

C’est un vrai gain de temps, surtout lorsque vous travaillez avec des données commerciales, financières, RH ou clients.

Elle est utile dès qu’un même rapport est partagé avec plusieurs profils d’utilisateurs. Au lieu de créer plusieurs rapports différents, vous pouvez créer un seul rapport Power BI, puis adapter automatiquement les données visibles selon chaque utilisateur.

La RLS permet notamment de :

• limiter l’accès aux données sensibles
• personnaliser l’affichage selon le profil utilisateur
• éviter de dupliquer plusieurs rapports
• sécuriser les tableaux de bord partagés
• simplifier la gestion des droits d’accès
• améliorer la gouvernance des données

Très utile cette fonctionnalité, non ? Maintenant, c’est bien de savoir à quoi sert la RLS, mais concrètement, où est-ce qu’on la configure dans Power BI ?

Où trouver la RLS dans Power BI ?

Vous la trouverez dans Power BI , allez dans l’option de gérer les rôles dans l’onglet Modélisation > Gérer les rôles.

Vous pourrez alors créer vos rôles, choisir les tables à filtrer et définir vos conditions. Une fois les rôles créés et testés, publiez le rapport dans Power BI Service. C’est depuis le service en ligne que vous pourrez ensuite ajouter les utilisateurs ou les groupes aux rôles concernés..

Les différents types de RLS

Le saviez vous, il existe 3 types de RLS ?

1) RLS statique

On commence avec la RLS statique. La méthode la plus simple pour limiter l’accès aux données dans Power BI.

Concrètement, vous créez un rôle, puis vous lui appliquez un filtre fixe.

Par exemple, vous pouvez créer un rôle “Électronique” qui affiche uniquement les produits de la catégorie électronique. Dans ce cas, tous les utilisateurs ajoutés à ce rôle verront les mêmes données filtrées.

Mais comment la configurer ? Dans Power BI Desktop, allez dans : : Modélisation > Gérer les rôles

Vous pouvez créer votre paramétrage de rôle.
Il suffit de :

• Créer un nouveau rôle
• Choisir la table à filtrer
• Sélectionner la colonne concernée
• Définir une condition

Vous pouvez ensuite sélectionner les tables qui seront filtrées. Power BI propose plusieurs conditions simples : égal à, contient, commence par, est vide, etc.

Mais vous pouvez aussi utiliser une formule DAX dans Power BI pour créer un filtre plus personnalisé.

Par exemple, si vous voulez filtrer une table Ventes selon une région précise, vous pouvez créer une règle comme :

[Région] = "Est"

Une fois le rôle créé, pensez à le tester avec l’option Afficher comme rôle.

Concrètement, cela permet de voir le rapport comme si vous étiez l’utilisateur concerné. Vous pouvez donc vérifier que les visuels affichent bien uniquement les données autorisées. Utile si vous partagez un tableau de bord Power BI avec plusieurs équipes, car elle permet de contrôler précisément ce que chaque profil peut voir.

Après avoir créé et testé vos rôles dans Power BI Desktop, il faut les affecter aux utilisateurs dans Power BI Service. Pour cela, publiez d’abord votre rapport : Fichier > Publier > Choisir l’espace de travail

Ensuite, dans Power BI Service, ouvrez votre jeu de données, puis allez dans la section Sécurité.

C’est ici que vous ajoutez les utilisateurs ou groupes concernés au rôle RLS créé dans Power BI Desktop.

2) La RLS liée aux groupes d’Azure Active Directory

Ensuite la RSL liée aux groupes Azure Active Directory. Si vous avez beaucoup d’utilisateurs, ajouter chaque personne une par une peut vite devenir compliqué. C’est donc la solution à utiliser !

Au lieu d’ajouter les utilisateurs individuellement dans Power BI Service, vous les ajoutez dans des groupes.

Par exemple :

• un groupe “Finance” ;
• un groupe “Commercial” ;
• un groupe “Direction” ;
• un groupe “Région Est”.

Vous avez juste à associez ces groupes aux rôles RLS créés dans Power BI.

Si une nouvelle personne rejoint l’équipe commerciale, il suffit de l’ajouter au bon groupe. Elle aura automatiquement accès aux données prévues par le rôle. Ensuite, il ne reste plus qu’à associer les rôles créés dans Power BI Desktop aux bons groupes Microsoft Azure dans Power BI Service.

3) La RLS dynamique

En dernier, la RLS dynamique. Elle permet de filtrer les données automatiquement selon l’utilisateur connecté.

Contrairement à la RLS statique, vous n’avez pas besoin de créer un rôle différent pour chaque région, service ou utilisateur. Power BI s’appuie sur une table de correspondance qui indique quelles données chaque personne peut voir.

Par exemple, cette table peut contenir :

Utilisateur	Région
paul@entreprise.fr	Metz
claire@entreprise.fr	Paris
direction@entreprise.fr	Toutes

Vous importez cette table dans Power BI, puis vous la reliez aux autres tables du modèle.

Ensuite, vous créez un rôle unique avec une fonction DAX comme :

USERPRINCIPALNAME()

Concrètement, cette fonction récupère l’adresse mail de la personne connectée au rapport.

Vous pouvez ensuite utiliser une règle comme :

[Email] = USERPRINCIPALNAME()

Résultat : si Paul se connecte au rapport, Power BI reconnaît son adresse mail et lui affiche uniquement les données associées à Metz.

Ce n’est pas la seule qui peut être utilise. D’autres fonctions DAX peuvent aussi être utiles, comme USERNAME(), LOOKUPVALUE() ou RELATED(), selon la manière dont vos tables sont organisées.

Maintenant passons au chose sérieuse, connaissez-vous l ‘OSL ? Non ? C’est par ici 👇

Qu’est ce que OSL ?

L’Object-Level Security, ou OLS, est une autre forme de sécurité dans Power BI. Elle permet de masquer des colonnes ou des tables entières dans le modèle.

Elle sert à cacher des informations sensibles comme :

• Les salaires
• Les marges
• Les identifiants clients
• Certaines données RH

Par exemple, un utilisateur peut avoir accès au rapport Power BI, mais ne pas voir la colonne Salaire si elle est protégée par l’OLS.

La RLS permet de contrôler les lignes visibles et l’OLS permet de cacher certains éléments du modèle, comme une colonne ou une table. Encore un peu flou ? Pas de panique, on va clarifier ça.

Attention à ne pas confondre RLS et OLS.

Élément comparé	RLS Power BI	OLS Power BI
Ce qui est sécurisé	Les lignes de données	Les colonnes ou les tables
Exemple simple	Un commercial voit uniquement ses ventes	Un utilisateur ne voit pas la colonne “Salaire”
Objectif	Adapter les données visibles selon l’utilisateur	Masquer complètement certains éléments sensibles
Configuration	Depuis Power BI Desktop puis Power BI Service	Configuration plus avancée, souvent avec des outils externes
Cas d’usage	Données par région, service, commercial ou client	Données confidentielles comme salaires, marges ou identifiants
Niveau de complexité	Plutôt accessible	Plus technique

La RLS est très utile, mais elle doit être bien configurée. Voici les erreurs les plus fréquentes.

1 – Ne pas tester les rôles

Eh oui ! Créer un rôle ne suffit pas. Il faut toujours tester ce que voit réellement l’utilisateur. Dans Power BI Desktop, vous pouvez utiliser l’option : Afficher comme rôle

2 – Créer trop de rôles manuellement

Si vous créez un rôle pour chaque utilisateur, la gestion peut vite devenir compliquée. Eviter de modifier les rôles à chaque changement d’équipe

Il vaut mieux utiliser la RLS dynamique ou des groupes Microsoft Azure.

3 – Mal relier les tables

La RLS dépend beaucoup du modèle de données. Si les relations entre les tables sont mal faites, les filtres peuvent ne pas s’appliquer correctement. Il faut vérifier que les tables utilisées pour les droits utilisateurs sont bien reliées aux tables de données.

4 – Oublier Power BI Service

Les rôles se créent dans Power BI Desktop. Mais les utilisateurs doivent être affectés aux rôles dans Power BI Service.

Si vous oubliez ceci, ça risque d’être compliqué niveau sécurité…

5 – Utiliser des règles DAX trop complexes

Avec la RLS, vous pouvez utiliser des formules DAX pour créer des filtres personnalisés. Mais attention : si vos règles sont trop longues ou complexes, elles peuvent ralentir le rapport.

Les bonnes pratiques à prendre sur Power BI

Voici nos conseils pour être au top sur la RLS sur Power Bi

1. Contrôlez aussi les accès au rapport et au Workspace
2. Testez toujours vos rôles
3. Évitez de créer trop de rôles manuels
4. Vérifiez les relations entre vos tables
5. Attribuez bien les utilisateurs dans Power BI Service
6. Gardez des règles DAX simples
7. Documentez vos rôles

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D’ailleurs, durant notre formation Power BI niveau avancé, le module 6 (Publier un rapport Power BI) va vous apprendre à mettre en place la RLS (Row Level Security) de A à Z.

Conçues sur mesure selon vos besoins, elles sont ouvertes à tous, sans exigence de niveau préalable.

Quelle est la différence entre RLS statique et RLS dynamique ?

La RLS statique utilise un filtre fixe, par exemple une région ou une catégorie précise.

La RLS dynamique adapte automatiquement les données visibles selon l’utilisateur connecté, souvent grâce à une table de correspondance et à la fonction DAX USERPRINCIPALNAME().

La RLS peut-elle ralentir un rapport Power BI ?

Oui, si les règles DAX sont trop complexes ou si le modèle de données est mal construit.

Pour éviter cela, il vaut mieux garder des filtres simples, bien relier les tables et tester le rapport avant de le partager.

La RLS remplace-t-elle les droits d’accès Power BI ?

Non.
La RLS est une sécurité supplémentaire, mais il faut aussi gérer les accès au rapport, au jeu de données et à l’espace de travail dans Power BI Service.

Qu’est-ce que la RLS dans Power BI ?

La RLS, ou Row Level Security, permet de limiter l’accès aux données au niveau des lignes dans Power BI.
Concrètement, chaque utilisateur voit uniquement les données qu’il est autorisé à consulter.

Quelle fonction DAX utiliser pour une RLS dynamique ?

La fonction la plus utilisée pour une RLS dynamique est : USERPRINCIPALNAME()

Elle permet de récupérer l’adresse e-mail de l’utilisateur connecté. Power BI peut ensuite comparer cette adresse avec une table de droits pour filtrer automatiquement les données.