Leçon 3 : se connecter à des données

Date de dernière mise à jour du document : 01/12/2024

Apprendre à utiliser Power BI en huit leçons :

  • Leçon 1 : Introduction à Power BI
  • Leçon 2 : Prise en main des interfaces
  • Leçon 3 : Se connecter à des données
  • Leçon 4 : Power Query
  • Leçon 5 : Le langage DAX
  • Leçon 6 : Créer des graphiques
  • Leçon 7 : Mettre en forme un rapport
  • Leçon 8 : Publier un rapport

Table des matières

Introduction

Se connecter à des données est l’une des premières choses que nous faisons lorsque nous créons un rapport. Bien sûr, vous pouvez vous connecter à des sources de données n’importe quand.

Toutefois, je vous conseille vivement de bien anticiper vos besoins afin de vous connecter directement à toutes les sources de données dont vous allez avoir besoin pour construire votre rapport. C’est très important pour ne pas vous perdre.

Pour rappel, nous avons vu dans la leçon numéro deux que les fonctionnalités qui permettent de nous connecter à des sources de données se trouvent juste ici :

Une image contenant texte, capture d’écran, logiciel, affichage

Description générée automatiquement

Vous pourrez obtenir des données de trois manières différentes :

  • En utilisant des connecteurs
  • En générant des données
  • En saisissant des données manuellement

Obtenir des données

Les connecteurs

Rappel : Un connecteur vous permet de créer une passerelle entre Power BI Desktop et une source de données.

Fichiers locaux

Un fichier enregistré en local est un fichier qui est placé sur une clé USB, un disque dur, une carte mémoire, etc… En conclusion, c’est un stockage interne à votre ordinateur.

Par expérience, les connecteurs que vous êtes le plus susceptible d’utiliser pour des fichiers locaux seront :

  • Classeur Excel
  • Texte/CSV
  • Dossier
    Une image contenant texte, capture d’écran, logiciel, affichage

Description générée automatiquement

Fichiers en ligne

Aujourd’hui, nous travaillons énormément avec les espaces de stockage en ligne tel que SharePoint, Teams ou encore OneDrive. Par expérience, les connecteurs que vous êtes le plus susceptible d’utiliser pour des fichiers en ligne seront :

  • Web
  • Liste SharePoint
  • Dossier SharePoint
    Une image contenant texte, capture d’écran, logiciel, affichage

Description générée automatiquement

Base de données

Rappel : Un connecteur vous permet de créer une passerelle entre Power BI Desktop et une source de données.

Les bases de données permettent de stocker une grande quantité de données, car elles sont organisées, gérées, optimisées et offrent une meilleure fiabilité et sécurité. Il existe plusieurs types de base de données, mais celles que vous serez le plus susceptible d’utiliser seront :

  • Base de données Oracle
  • Base de données Access
  • Base de données SQL Serveur
    Une image contenant texte, capture d’écran, logiciel, affichage

Description générée automatiquement

Les bases de données sont souvent propres à des organisations. Power BI Desktop propose énormément de connecteurs, le choix est varié, il est rare de ne pas trouver votre besoin dans toute cette liste.

NB : Dans le cas où vous devriez créer une base de données, n’hésitez pas à regarder tous les connecteurs existants et faire votre choix selon Power BI Desktop afin de vous assurer de pouvoir vous connecter par la suite sans difficulté.

Générer des données

Il est possible de générer des données grâce à des formules DAX. L’objectif dans ces huit leçons n’est pas de vous montrer comment faire, ce sera l’objet d’un autre article. En effet, l’utilisation de cette option est spécifique à des besoins et est d’un niveau avancé.

Par expérience, les deux utilisations les plus communes seront :

  • Créer des tables de dates pour des analyses temporelles ou lier plusieurs tables entre elles afin de mieux pouvoir les filtrer.
  • Créer des tables avec des valeurs uniques afin d’effectuer des calculs spécifiques où mieux filtrer et segmenter les données.

Pour résumer, vous pouvez écrire une formule DAX afin de créer une base de données que vous pouvez ensuite exploiter dans vos rapports. Pour réaliser cela, vous devez cliquer sur ce bouton et ensuite écrire votre formule :

Une image contenant texte, capture d’écran, logiciel, affichage

Description générée automatiquement

Saisir des données manuellement

Vous avez normalement lu dans la leçon numéro deux (interface Power BI) qu’il est impossible de saisir des données dans Power BI. Nous pouvons uniquement lire des données.

Oui ! C’est bien le cas concernant les sources de données externes. Mais sachez que la seule manière d’écrire manuellement des données dans Power BI Desktop se fera grâce à cette option :

Entrer des données Power BI

C’est très utile si vous avez une petite quantité de données à saisir qui n’est pas voué à évoluer, car une fois que votre table sera créée, il sera impossible de revenir dessus pour la modifier.

Je vous conseille vivement de ne pas prendre le réflexe d’utiliser cette option, car ce n’est pas une bonne solution. Il est préférable de se connecter à des vraies sources de données qui elles, peuvent être évolutives.

Créer une requête

Dans cette leçon, je vais vous présenter le connecteur Classeur Excel, car c’est vraiment le plus répandu. Aujourd’hui, tous les corps de métier travaillent avec des fichiers Excel. De plus, les logiciels de gestion d’entreprise proposent très souvent l’export de donnée au format Excel.

Dans Power BI Desktop, vous retrouverez plusieurs moyens d’arriver à vos fins. Alors ne soyez pas étonné de retrouver plusieurs fois les mêmes boutons sur une même interface, aucune différence entre elles, elles réalisent toute la même action. Et le premier exemple que j’ai à vous donner, c’est tout simplement le connecteur Excel ! Trois manières de vous connecter :

Une image contenant texte, capture d’écran, logiciel, affichage

Description générée automatiquement

Très important, prenez vos propres habitudes ! Car, dans ce cas de figure, je n’ai aucune bonne réponse à vous donner. Vous remarquerez par votre propre expérience d’utilisation de Power BI Desktop, qu’il y a d’autres cas similaires pour d’autres fonctions !

Afin de vous illustrez au mieux mes propos, j’ai créé une base de données que nous allons utiliser tout au long des ces huit leçons. Cette base de données représente des élèves de deux classes de CM2 avec des notes selon les matières. Voici un aperçu :

Une image contenant texte, capture d’écran, nombre, ligne

Description générée automatiquement

Quand vous allez cliquer sur une des trois possibilités, vous allez ouvrir un explorateur de fichier. Parcourez vos fichiers jusqu’à trouver le classeur Excel sur lequel vous voulez vous connecter. Sélectionnez-le et cliquez sur « Ouvrir » :

À ce stade, une fenêtre navigateur va vous proposer toutes les possibilités de connexion dans votre fichier Excel. Vous aurez alors accès à toutes vos feuilles Excel, vos tableaux structurés et vos cellules renommées.

Dans notre cas, on retrouve uniquement la feuille nommée « Data », c’est donc celle que je vais sélectionner. Maintenant, nous avons la possibilité de charger directement les données dans Power BI Desktop ou de transformer les données.

Je vous conseille de toujours transformer les données pour la simple et bonne raison que vous devez contrôler ce que vous amenez dans Power BI Desktop.

Attention, je ne dis pas que c’est obligatoire, vous êtes libre de choisir entre ces deux options. Par expérience, que vous ayez beaucoup ou peu de chose à transformer, prenez le réflexe de toujours cliquer sur transformer les données.

Une image contenant texte, capture d’écran, logiciel, affichage

Description générée automatiquement

Quand vous aurez cliqué sur transformer les données, Power Query va s’ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Contrairement à l’utilisation de Power Query dans Excel, vous avez ici la possibilité de continuer de travailler sur Power BI Desktop tout en ayant Power Query d’ouvert.

Pour information, les deux fenêtres sont liées, alors si vous avez plusieurs fichiers Power BI Desktop ouverts, vous pourrez ouvrir plusieurs fenêtres Power Query. Veillez à bien vous organiser pour ne pas les confondre.

Une image contenant texte, capture d’écran, logiciel, nombre

Description générée automatiquement

Félicitations, vous venez de créer une requête. Vous pouvez répéter ce processus autant de fois que vous voulez, sur un même fichier, sur d’autres fichiers ou encore sur d’autres connecteurs et sources de données.

Il reste une dernière étape avant de charger votre requête dans Power BI Desktop, c’est la transformation des données grâce à Power Query.

Je vous invite alors à vous diriger vers la leçon numéro quatre !

Prochaine leçon

On continue la formation avec la leçon 4 : Power Query !


  • Envie d’aller encore plus loin ? Inscrivez-vous à notre formation BI pour apprendre à automatiser vos tableaux et à utiliser les formules les plus puissantes.

Nicolas Parent formateur Power BI

Nicolas PARENT

Formateur Power BI chez NEOBI

« Cela fait maintenant sept ans que je travaille dans le milieu industriel. À travers chacune de mes expériences, j’ai été amené à réaliser des projets autour d’Excel et Power BI. Actuellement, je travaille dans le secteur ferroviaire où je fais de l’analyse de données et où je construis des tableaux de bord. L’utilisation des outils bureautique est devenu une passion pour moi que je partage avec vous aujourd’hui par la rédaction de blog, la création de vidéos et les formations. »